Künstliche Intelligenz als Tool im Ideenmanagement: Boehringer Ingelheim gibt Praxiseinblicke

Das Wichtigste in Kürze
 

• Boehringer Ingelheim setzt KI im Ideenmanagement unterstützend ein – etwa bei Ähnlichkeitssuchen, Kategorien und Übersetzungen. 
• Die Idee und die Entscheidung bleiben in menschlicher Hand: KI darf verfeinern und helfen, aber nicht eigenständig bewerten. 
• Klare Richtlinien schaffen einen verantwortungsvollen Rahmen für den Einsatz.

Künstliche Intelligenz (KI) kann Ideen im Unternehmen schneller auffindbar, verständlicher und leichter bearbeitbar machen. Bei Boehringer Ingelheim bleibt sie dabei ein Werkzeug: Die Idee kommt von Mitarbeitenden, Entscheidungen treffen Menschen und persönliches Feedback bleibt Teil der Wertschätzung. Das Praxisbeispiel zeigt Führungskräften und Ideenmanagern, wie klare Regeln den Einsatz von KI im Ideenmanagement verbessern.

Ideenmanagement bei Boehringer Ingelheim: Eine sehr lohnende Investition

Für Boehringer Ingelheim gilt: Das Ideenmanagement muss sich rechnen und selbst schwarze Zahlen schreiben. Und das tut es. „Unser Ideenmanagement erzielt einen Return on Investment von 1:4“, berichtet Carsten Schulz, Ideenmanager bei Boehringer Ingelheim. „Die erwirtschafteten Einsparungen pro Beschäftigtem sind überdurchschnittlich.“

Zur Einordnung: Der Kennzahlenvergleich Ideenmanagement 2025 der Unternehmensberatung Dr. Neckel kommt auf eine durchschnittliche Einsparung von 287 Euro pro beschäftigter Person. Diese Angabe basiert auf einer Befragung von 273 Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Carsten Schulz bringt den klaren Nutzen des Ideenmanagements so auf den Punkt: „Indem es für schlankere und kostengünstigere Prozesse sorgt, leistet das Ideenmanagement einen wichtigen Beitrag zur Stärkung des (Produktions-)Standorts Deutschland und zur Sicherung hiesiger Arbeitsplätze.“

So rechnet sich das Ideenmanagement für Boehringer Ingelheim:

• durch eine konsequente Wirtschaftlichkeitsberechnung: Zeitersparnisse werden zum Beispiel nur dann finanzwirksam, wenn entweder eine gleich große Menge mit weniger Mitarbeitenden oder mit gleich vielen Mitarbeitenden eine größere Menge produziert werden kann;
• durch schlanke Prozesse im Ideenmanagement selbst.

Alle Schritte des Ideenmanagements laufen komplett digital

Das Ideenmanagement bei Boehringer Ingelheim folgt einem effizienten Ablauf:

• Die Vorschläge werden einem der 250 Gutachter in Deutschland zugeordnet. Diese können ihrerseits die Meinung von weiteren Kompetenzträgern einholen und geben ihre abschließende Bewertung in ein Softwaresystem ein.
• An jedem Standort ist jeweils ein Betriebsratsmitglied als Sprecher oder Sprecherin dem Ideenmanagement zugeordnet. Diese Person gibt die Bewertung frei.
• Sollte die Idee ganz oder teilweise in das Aufgabengebiet eines Einreichenden fallen, nimmt der Vorgesetzte des Einreichers eine Abgrenzung zur Arbeitsaufgabe vor.
• Nur oberhalb festgelegter Prämienwerte werden die Bewertung und Nutzenberechnung außerdem vom Controlling überprüft.

Alle Schritte laufen digital ab. Physische Unterschriften sind nicht erforderlich. Das funktioniert so gut, dass seit 2008 keine Kommission (Bewertungsausschuss) mehr zusammentreten musste.

Wertschätzung stärkt die Motivation

Wer eine gute Idee eingereicht hat, erhält als Ausdruck der Wertschätzung am Ende einen Brief mit einer echten Unterschrift. Diesen überreicht der Vorgesetzte persönlich.

Nach der Umsetzung gibt es eine Prämie. Deren Höhe ist übrigens nicht gedeckelt.

Künstliche Intelligenz im Ideenmanagement: Ein Tool unter vielen

Mit dem gleichen Pragmatismus wie Prozesse und Prämien wird der Einsatz von KI gehandhabt. So haben generell alle Beschäftigten Zugang zu einer unternehmensinternen KI. Deren Nutzung ist in einer KI-Richtlinie geregelt. Sie umfasst unter anderem ein Berechtigungskonzept für den Zugang zu verschiedenen Ausbaustufen der KI.

Diese KI kann selbstverständlich von allen Akteuren auch als unterstützendes Werkzeug für das Ideenmanagement eingesetzt werden. Ergänzend zur allgemeinen Richtlinie wurde hierfür eine Guideline formuliert, die Teil der Betriebsvereinbarung zum Ideenmanagement werden soll. Darin sind vor allem Erwartungen an zwei Personengruppen enthalten:

• Erwartung an Einreicher: Zuerst muss eine eigene Idee des Mitarbeitenden vorhanden sein, dann kann die KI zur Verfeinerung genutzt werden. Das ausgegebene Ergebnis muss durch die Einreichenden überprüft werden, sonst wird die Idee abgelehnt.
• Erwartung an Bearbeiter: Die Bewertung und Beantwortung müssen in der Hand von Menschen bleiben. Bei der Bewertung kann (und soll) die KI eine Hilfe sein, aber nicht zum Ersatz für eine eigene Entscheidungsfindung werden oder die Bearbeiter bevormunden. Das Feedback an Mitarbeitende soll schon aus Gründen der Wertschätzung nicht von der KI generiert, sondern persönlich geschrieben werden.

Für das Ideenmanagement ist schnell erkennbar, wenn Vorschläge ohne konkreten Anlass im Unternehmen von KI generiert wurden – ebenso, wie Mitarbeitende erkennen und sich entsprechend fühlen, wenn sie maschinengeneriertes Feedback erhalten.

Dass die KI dort (und nur dort) eingesetzt werden soll, wo sie wirklich besser als Mensch ist, gilt auch für Anwendungen durch das Ideenmanagement selbst:

• Bei Ähnlichkeitssuchen kann die KI nicht nur Dubletten filtern, sondern auch Rankings nach inhaltlicher Nähe erstellen.
• Die Zuordnung von thematischen Kategorien durch KI spart dem Ideenmanagement Zeit.
• Übersetzungen sind angesichts mehrerer Sprachen im Unternehmen eine wesentliche Vereinfachung.

Mit KI und mit Köpfchen: Drei Tipps für die Praxis

Carsten Schulz blickt auf einige Erfahrung mit KI-gestütztem Ideenmanagement zurück. Für Führungskräfte und Ideenmanager hat er die folgenden Tipps:

• den Einsatz von KI nicht ablehnen (er ist sowieso nicht zu verhindern), sondern akzeptieren und kanalisieren;
• den Einsatz von KI nicht komplett öffnen, sondern Rahmenbedingungen klären, Richtlinien geben, Hilfestellung bieten;
• grundsätzlich KI nicht als Standardtool dem eigenen Gehirn vorziehen. Denn die Fähigkeit, es selbst zu machen, sollte erhalten bleiben und damit den Stolz auf die eigene Leistung ermöglichen.