KI im Personalwesen: Der Zug ist noch nicht abgefahren

Das Wichtigste auf einen Blick

• Der Einsatz von KI im Personalwesen steht noch am Anfang: Obwohl viele Unternehmen KI nutzen, befindet sie sich im HR-Bereich noch in einer frühen Adaptionsphase.
• HR-Führungskräfte stehen vor Hürden wie rechtlicher Unsicherheit, mangelnder Datenbasis, geringer Akzeptanz der KI-Lösungen sowie Defiziten bei Know-how und Ressourcen.
• Um die zahlreichen Chancen, zum Beispiel im Bereich Weiterbildung, zu nutzen, ist eine solide Basis für KI-Projekte wichtig. Eine Betriebsvereinbarung zählt dazu.

KI im Personalwesen: Stand und Trend

Künstliche Intelligenz ist in den Unternehmen angekommen: Mehr als jedes dritte Unternehmen nutzt sie bereits, wie der Digitalverband Bitkom meldet. Die Personalabteilung zählt allerdings nicht zu den bevorzugten Einsatzgebieten: Während 88 Prozent der von Bitkom befragten Unternehmen KI im Kundenkontakt einsetzten, gaben dies nur 14 Prozent für den HR-Bereich an.

Adél Holdampf-Wendel, Bereichsleiterin Future of Work und Arbeitsrecht beim Digitalverband Bitkom sieht die Unternehmen in einer Adaptionsphase: Während die Digitalisierung im HR-Bereich längst Alltag ist, verläuft die KI-Verbreitung derzeit zögerlich – noch. Denn die Chancen liegen aus ihrer Sicht schon jetzt auf der Hand: KI kann bei Terminvereinbarungen mit Bewerberinnen und Bewerbern, kurzen automatisierten Updates zum Stand des Bewerbungsprozesses und anderen administrativen Aufgaben unterstützen. Das entlastet die Personalabteilung, wirkt professionell und schafft Kapazitäten. „Ich sehe da auf jeden Fall große Chancen“, sagt Holdampf-Wendel.

Dass es in den Unternehmen noch nicht in Riesenschritten vorangeht, hat unter anderem diese Gründe: „Für 31 Prozent ist die fehlende Akzeptanz der Beschäftigten eines der größten Hemmnisse. Jedem vierten Unternehmen fehlen Daten für die KI-Nutzung. Diese müssen zunächst strukturiert werden“, erläutert die Expertin. Für rund 23 Prozent gebe es noch keine Anwendungsfälle.

In diesen Bereichen entlastet KI die Personal-Profis

Die Personalfachleute, die KI bereits nutzen, sehen dies anders. Sie lassen sich vor allem bei diesen Tätigkeiten von KI unterstützen:

KI beim Recruiting

• Stellenanzeigen, die auf Portalen angezeigt werden, müssen keywordoptimiert sein. Dabei hilft KI, ebenso bei der zielgruppenspezifischen Ausspielung der Anzeigen.
• Auch die Analyse von Lebensläufen lässt sich mit KI automatisieren.

KI bei HR-Prozessen

• Terminvereinbarungen oder Bewerberkommunikation kann KI-basiert erfolgen.
• Chatbots beantworten Standardanfragen von Bewerberinnen, Bewerbern oder, im Intranet, von den eigenen Beschäftigten.
• Dokumente wie Zeugnisse und Arbeitsverträge lassen sich per KI vorformulieren, prüfen oder anpassen. 

Personalentwicklung nach Maß

Kompetenzanalysen und individuelle Weiterbildungspläne liegen per KI schneller vor. KI sei hier ein „super Tool“, sagt Holdampf-Wendel. Jedes achte von Bitkom befragte Unternehmen nutzt KI hier bereits. 60 Prozent sind daran interessiert.

Hersteller argumentieren mit umfassenden Effizienzgewinnen

Anbieter von HR-Lösungen mit KI-Funktionen, etwa SAP oder Workday, argumentieren, dass die KI-Funktionen die Tätigkeiten im Personalwesen von Grund auf verändern könnten. Mitarbeiterorientierung rücke viel stärker in den Fokus. Zudem profitierten die Beschäftigten von glatteren Abläufen und Ergebnissen.

Was HR-Fachleute ausbremst

Auch Unternehmen aus der Chemie- und Pharmabranche setzen solche Systeme bereits ein. Dabei können große Digitalisierungsprojekte, die das ganze Unternehmen betreffen, Treiber der Veränderung im Personalwesen sein. Die Verbesserungen, etwa schnellere Reports, zügige System-Updates und mehr Kompatibilität, liegen dann nicht nur an KI allein.

Zudem passt nicht jede KI-Funktion zu jedem Unternehmen. So finden KI-gestützte Leistungs-Beurteilungen bei Unternehmen bislang wenig Anklang. Auch zur Auswertung der Arbeitsbelastung wird Künstliche Intelligenz derzeit kaum genutzt. Denn entsprechende KI-Anwendungen könnten Hochrisiko-Systeme nach der Risiko-Klassifizierung der KI-Verordnung der EU sein. „Rechtliche Unsicherheit stellt im Übrigen die Top-Nutzungshürde dar“, sagt Adél Holdampf-Wendel. 

Außerdem, so die Juristin, bremsen fehlendes technisches Know-how und Personalmangel die KI-Transformation in den HR-Abteilungen und in den anderen Unternehmensbereichen aus.

Überdies spielt Unzufriedenheit mit dem Output der KI eine Rolle: „Mehr als jedes dritte Unternehmen bemängelt die unzureichende Nachvollziehbarkeit beziehungsweise die schlechte Qualität der Ergebnisse“, führt sie aus.

Umsetzungstipps für KI im Personalwesen

Holdampf Wendel empfiehlt, KI im Personalwesen nicht als Insellösung zu sehen. Vielmehr sollte sie in die übergeordnete Digitalisierungsstrategie eingebettet sein. Ihre Tipps:

• die enge Zusammenarbeit von HR, IT, Compliance und Management sicherzustellen,
• unnötige Tool-Vielfalt zu vermeiden,
• auf standardisierte Schnittstellen zu achten,
• die Datenbasis sorgfältig auf KI-Tauglichkeit zu prüfen,
• Kosten-Nutzen-Abwägungen zu treffen.

Wie wirtschaftlich KI-Features wirklich sind, hänge nicht zuletzt von der Unternehmensgröße ab: „Ein Recruiting-Chatbot kann bei nur 50 Beschäftigten überdimensioniert sein“, sagt sie. „KI-Weiterbildungstools zahlen sich gegebenenfalls auch bei kleineren Unternehmen aus.“